Política de Uso de Recursos Tecnológicos
Esta Política de Recursos Tecnológicos da Passos Garcia Advocacia estabelece diretrizes para o uso de dispositivos, sistemas e infraestrutura tecnológica, garantindo a segurança da informação, a confidencialidade e a proteção dos dados tratados.
1. DO USO DOS RECURSOS TECNOLÓGICOS
1.1. Equipamentos e Computadores:
1.1.1. Todos os computadores utilizados pela Passos Garcia Advocacia são de uso exclusivo do escritório e não podem ser substituídos por equipamentos pessoais para atividades profissionais. Em casos excepcionais, como home office ou deslocamentos, será necessária autorização formal, acompanhada de termo de responsabilidade assinado pelo colaborador.
1.1.2. O uso dos computadores está restrito ao ambiente interno da Passos Garcia Advocacia, sendo proibida sua retirada para qualquer outro local sem autorização expressa.
1.1.3. Os dispositivos são protegidos por senhas complexas e autenticação em dois fatores. As senhas são pessoais, intransferíveis e devem ser mantidas em sigilo absoluto. Qualquer anotação física de senhas ou seu compartilhamento é expressamente proibido.
1.1.4. O uso dos equipamentos é restrito às atividades jurídicas e administrativas da Passos Garcia Advocacia, sendo vedada qualquer utilização para fins pessoais ou alheios à prestação de serviços advocatícios.
1.1.5. Todos os softwares utilizados nos dispositivos da Passos Garcia Advocacia, incluindo sistemas operacionais, aplicativos de edição de texto e planilhas (Word, Excel, etc.), são devidamente licenciados e originais. A utilização de programas não licenciados (pirataria) é expressamente proibida.
1.1.6. Os computadores possuem proteção de segurança ativa, incluindo firewall, antivírus e sistema BitLocker para criptografia dos discos rígidos, visando proteger os dados contra acessos não autorizados e vazamentos.
1.2. Acesso aos Sistemas e E-mails Corporativos
1.2.1. Os profissionais da Passos Garcia Advocacia utilizam exclusivamente e-mails corporativos do domínio: passosgarcia.adv.br, para comunicações internas e externas.
1.2.2. Todas as comunicações oficiais devem ser realizadas por meio dos canais autorizados, sendo proibido o uso de e-mails pessoais ou aplicativos não homologados para tratar informações dos clientes.
1.2.3. O acesso aos sistemas jurídicos e administrativos da Passos Garcia Advocacia é controlado por credenciais individuais, sendo vedado o compartilhamento de senhas entre funcionários.
1.2.4. A Passos Garcia Advocacia adota uma camada adicional de segurança para impedir acessos indevidos. Os e-mails institucionais utilizados pelos funcionários não podem ser usados diretamente para login nos sistemas internos.
1.2.5. Para efetuar login, o sistema utiliza um alias (apelido de e-mail), que é previamente configurado e de conhecimento exclusivo do usuário autorizado. Esse alias é o único meio permitido para autenticação nos sistemas internos, impedindo que qualquer pessoa tente acessar as contas utilizando o e-mail principal divulgado publicamente.
1.2.6. Essas medidas garantem que apenas usuários previamente autorizados e com múltiplas camadas de autenticação possam acessar os sistemas e documentos da Passos Garcia Advocacia, assegurando máxima segurança e proteção dos dados.
1.3. Restrição de Acesso Fora do Expediente
1.3.1. O acesso aos arquivos e sistemas da Passos Garcia Advocacia é bloqueado fora do horário de expediente, garantindo que não haja manipulação indevida de informações fora do ambiente profissional.
1.3.2. Qualquer solicitação de acesso fora do expediente deve ser previamente autorizada mediante autorização expressa.
1.3.3. O sistema interno da Passos Garcia Advocacia possui uma configuração automatizada de segurança, definida exclusivamente pela diretoria. Dessa forma, independentemente da circunstância, o acesso aos sistemas da Passos Garcia Advocacia é automaticamente bloqueado fora do horário de funcionamento.
1.3.4. Durante períodos de férias, horário de almoço e após o expediente, os computadores e sistemas internos da Passos Garcia Advocacia tornam-se inacessíveis. Caso seja necessária uma liberação excepcional, essa autorização só poderá ser concedida pela diretoria, mediante justificativa formal e expressamente determinada.
1.3.5. Os computadores e dispositivos devem ser bloqueados ou colocados em modo de suspensão sempre que o colaborador se ausentar da sua estação de trabalho, mesmo que por curtos períodos, como idas ao banheiro ou pausas rápidas, de modo a impedir acessos não autorizados.
1.3.6. Ao final do expediente e em períodos de ausência prolongada, os computadores e demais equipamentos eletrônicos deverão ser desligados e retirados da tomada, sempre que possível, para evitar consumo desnecessário de energia, prevenir panes elétricas e proteger o ambiente contra riscos de incêndios.
2. DO ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS E DADOS
2.1. Armazenamento Seguro de Documentos
2.1.1. Os arquivos jurídicos e administrativos da Passos Garcia Advocacia são armazenados de forma segura em ambiente de nuvem, com criptografia e autenticação em dois fatores para garantir a proteção das informações.
2.1.2. Os arquivos não são armazenados permanentemente nos computadores da Passos Garcia Advocacia, sendo baixados apenas quando necessário para a execução dos serviços jurídicos.
2.1.3. Após um período de inatividade, o próprio sistema de armazenamento na nuvem torna os arquivos indisponíveis localmente, exigindo novo download quando necessário.
2.1.4. Os funcionários não possuem acesso direto ou exclusivo aos arquivos. Em vez disso, recebem apenas permissões de visualização e edição compartilhadas, conforme sua necessidade operacional.
2.1.5. A diretoria mantém total controle sobre esses acessos e pode revogá-los a qualquer momento, com um único clique, impedindo imediatamente que o funcionário continue acessando os documentos.
2.1.6. Os arquivos dos clientes armazenados em nuvem só podem ser acessados através dos computadores Passos Garcia Advocacia. Qualquer tentativa de acesso remoto por dispositivos externos será bloqueada.
2.1.7. Caso algum colaborador precise acessar os arquivos fora do expediente, não será possível realizar o login apenas com senha. Será necessário um segundo fator de autenticação, gerado exclusivamente por um aplicativo Authenticator, garantindo que mesmo com a senha correta, o acesso seja protegido contra tentativas não autorizadas.
2.2. Arquivos Físicos e Controle de Documentação
2.2.1. A Passos Garcia Advocacia não mantém documentos de qualquer natureza sobre mesas, gavetas ou locais acessíveis a terceiros. Toda documentação física segue um controle rigoroso e é armazenada exclusivamente em um arquivo próprio, fechado com senha e acesso restrito.
2.2.2. As pastas de armazenamento físico não possuem organização por nome, a fim de manter o sigilo das informações. Em vez disso, cada pasta recebe uma numeração aleatória gerada pelo sistema interno.
2.2.3. A numeração das pastas só pode ser visualizada por usuários devidamente autorizados que possuem credenciais de acesso ao sistema protegido por senha. Além disso, cada acesso ao sistema é registrado, permitindo a auditoria e o controle de horários de uso.
2.2.4. Documentos físicos apenas serão armazenados quando estritamente necessário, sendo digitalizados e incorporados ao sistema eletrônico da Passos Garcia Advocacia sempre que possível. Após o cumprimento da finalidade do uso, os documentos físicos serão devolvidos ao cliente ou descartados conforme o item 2.2.6.
2.2.5. A entrada e retirada de documentos físicos segue um protocolo interno da Passos Garcia Advocacia, sendo necessário registro para controle e rastreamento.
2.2.6. A devolução de documentos físicos ao cliente ou seu descarte definitivo será realizada mediante protocolo formal, contendo data, assinatura e identificação das partes envolvidas, garantindo a rastreabilidade e segurança da entrega.
2.3. Sistema de Gestão Jurídico
2.3.1. A Passos Garcia Advocacia utiliza um sistema de gestão jurídico em nuvem para armazenar e gerenciar dados processuais e administrativos, garantindo a proteção das informações dos clientes.
2.3.2. O sistema foi escolhido por sua infraestrutura segura, com criptografia e autenticação reforçada, além de ser hospedado em servidores protegidos contra acessos não autorizados.
2.3.3. Todos os acessos ao sistema são registrados e monitorados para garantir a conformidade com a política de proteção de dados da Passos Garcia Advocacia.
3. DA POLÍTICA DE SENHAS E SEGURANÇA DIGITAL
3.1. Todos os acessos a sistemas internos da Passos Garcia Advocacia são protegidos por senhas robustas e autenticação em dois fatores.
3.2. As senhas são alteradas periodicamente para evitar acessos indevidos.
3.3. Apenas profissionais autorizados possuem permissão para resetar ou recuperar senhas de sistemas críticos, mediante autorização expressa.
4. DO REGIMENTO INTERNO E SIGILO DAS INFORMAÇÕES
4.1. A Passos Garcia Advocacia possui um Regimento Interno que estabelece os deveres, responsabilidades e restrições para todos os funcionários e colaboradores quanto à proteção de dados e sigilo profissional.
4.2. Nos parágrafos 6º, 7º e 8º do Capítulo 3 do Regimento Interno, estão detalhadas as obrigações sobre:
- Confidencialidade absoluta das informações da Passos Garcia Advocacia e dos clientes.
- Proibição de manifestação pública sobre casos e dados da empresa.
5. DA POLÍTICA DE USO DO WHATSAPP BUSINESS
5.1. O contato com clientes ocorre exclusivamente por meio do WhatsApp Business oficial da Passos Garcia Advocacia, que possui selo de autenticação para evitar fraudes.
5.2. Todas as conversas são centralizadas em um único número de contato, garantindo o rastreamento e a segurança das comunicações.
5.3. O WhatsApp Web é utilizado para comunicação interna, mas apenas profissionais autorizados possuem acesso.
5.4. O WhatsApp Web não exibe o histórico completo de mensagens, mas apenas os registros recentes dos últimos dias. O acesso total ao histórico é restrito ao titular da linha, reforçando a privacidade e a segurança das comunicações.
6. DO USO DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL
6.1. A Passos Garcia Advocacia utiliza Inteligência Artificial (IA) como ferramenta auxiliar para diversas finalidades, garantindo que todas as interações sejam submetidas a revisão e controle humano. Podendo ser utilizada para os seguintes fins, mas não se limitando a:
6.1.1. Geração e organização de ideias: Utilizamos IA para estruturar e mapear estratégias jurídicas, organização de pensamento e auxílio na elaboração de conteúdos educativos.
6.1.2. Análise e cruzamento de dados: A IA é usada para organizar, estruturar e interpretar grandes volumes de dados de maneira otimizada, sempre sob supervisão humana.
6.1.3. Melhoria da performance de processos internos: Aplicamos IA para otimizar fluxos de trabalho, análise de padrões operacionais e automação de tarefas repetitivas, desde que não envolvam dados sensíveis de clientes.
6.1.4. Aprimoramento da linguagem e acessibilidade: A IA nos auxilia na adaptação de textos jurídicos para uma linguagem mais acessível aos clientes, garantindo clareza e melhor compreensão dos processos.
6.1.5. Otimização da busca jurídica: Utilizamos IA para aprimorar a busca e indexação de informações, melhorando a eficiência na pesquisa jurídica e na recuperação de jurisprudências.
6.1.6. Testes de interpretação e viabilidade: A IA é utilizada para testar variações de interpretação textual e diferentes formas de apresentação de argumentos, auxiliando no refinamento da escrita jurídica e na estruturação de comunicações.
6.1.7. Aprimoramento da experiência digital: Implementamos IA para entender padrões de interação em nossas plataformas e melhorar a usabilidade e eficiência de nossos canais de comunicação digital.
6.2. Em nenhuma hipótese, a Passos Garcia Advocacia compartilha dados pessoais de clientes com ferramentas de IA, garantindo a segurança e confidencialidade das informações tratadas.
6.3. A IA nunca substituirá a análise jurídica e a tomada de decisões estratégicas, servindo exclusivamente como suporte para aprimorar processos internos e facilitar a organização e execução de tarefas da Passos Garcia Advocacia.
6.4. A IA não será utilizada para a geração automática de documentos jurídicos sem revisão humana, interpretação de jurisprudências de forma isolada, elaboração de análises técnicas ou qualquer atividade que exija raciocínio jurídico independente.
6.5. Nenhuma decisão jurídica será tomada com base exclusivamente em informações geradas por IA, sendo necessária a revisão e interpretação profissional de um advogado.
6.6. Todo conteúdo gerado por IA será rigorosamente revisado para evitar vieses discriminatórios, conteúdos falsos ou informações fora de contexto jurídico.
6.7. A equipe da Passos Garcia Advocacia será treinada regularmente para garantir o uso responsável e ético das ferramentas de IA.
7. DO TRABALHO EM HOME OFFICE
7.1. O trabalho em home office poderá ser autorizado pela Passos Garcia Advocacia, de acordo com a conveniência e necessidade do escritório, tratando-se de uma medida facultativa e não obrigatória.
7.2. Durante o trabalho em home office, o colaborador deverá observar rigorosamente as diretrizes de segurança da informação, incluindo, mas não se limitando a:
- Utilizar exclusivamente os equipamentos fornecidos pela Passos Garcia Advocacia, sendo vedado o uso de computadores pessoais ou de terceiros para acesso a sistemas, documentos ou e-mails corporativos.
- Garantir que o ambiente de trabalho em casa seja seguro, reservado e livre de interferências externas, preservando o sigilo das informações tratadas.
- Manter os dispositivos bloqueados sempre que se afastar do ambiente de trabalho, mesmo em casa.
- Não compartilhar senhas, acessos ou documentos com familiares ou terceiros.
- Utilizar a conexão de internet doméstica protegida por senha, sendo proibida a utilização de redes públicas ou abertas para acessar sistemas e arquivos da Passos Garcia Advocacia.
7.3. Durante o trabalho remoto, o acesso aos sistemas e arquivos será feito exclusivamente por meio da nuvem e dos canais corporativos, mediante autenticação em dois fatores, sendo vedado o armazenamento de documentos no computador pessoal do colaborador.
7.4. O colaborador deverá adotar as mesmas práticas de desligamento e proteção dos equipamentos utilizadas no escritório, como:
- Bloquear o computador ao se afastar temporariamente.
- Desligar e retirar os equipamentos da tomada após o término do expediente, visando a segurança e economia de energia.
- Proteger os equipamentos contra danos causados por quedas, líquidos ou outros acidentes domésticos.
7.5. A Passos Garcia Advocacia poderá, sempre que necessário, solicitar ao colaborador em home office que realize uma videochamada para verificação do ambiente de trabalho e do correto uso dos recursos tecnológicos fornecidos.
7.6. Em caso de qualquer incidente de segurança da informação ou suspeita de vazamento de dados durante o home office, o colaborador deve comunicar imediatamente à diretoria da Passos Garcia Advocacia para que as providências cabíveis sejam adotadas.
7.7. O não cumprimento das regras estabelecidas para o trabalho em home office poderá resultar na revogação da autorização e no retorno imediato ao trabalho presencial, sem prejuízo da aplicação de medidas disciplinares em caso de violação grave das políticas de segurança e confidencialidade.
8. DO MONITORAMENTO E CONTROLE DE SEGURANÇA
8.1. A gestão e monitoramento dos acessos aos sistemas e dispositivos da Passos Garcia Advocacia são de responsabilidade da administração, que realiza auditorias regulares para garantir a conformidade com esta política.
8.2. Incidentes de segurança devem ser reportados imediatamente ao setor responsável.
9. DOS CANAIS DE ATENDIMENTO
9.1. O atendimento da Passos Garcia Advocacia ocorre de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, pelos seguintes canais:
9.1.1. Telefone Fixo: (31) 3681-1670
9.1.2. WhatsApp Oficial: (31) 9851-9881
9.1.3. E-mail: advocacia@passosgarcia.adv.br
9.1.4. Presencialmente no endereço: Rua Acarapé, n. 138 – Bairro Santa Clara – Vespasiano/MG ou nas filiais.
9.1.5. Ouvidora anônima.
9.2. Todas as comunicações oficiais serão feitas exclusivamente por esses canais.
10. DAS DEMAIS POLÍTICAS
10.1. Esta Política de Recursos Tecnológicos deve ser interpretada em conjunto com a Política de Privacidade e a Política de Cookies da Passos Garcia Advocacia, que também estabelecem diretrizes de segurança da informação e confidencialidade.
11. DA TRANSPARÊNCIA, RASTREABILIDADE E ANTERIORIDADE
11.1. Para fins de transparência, rastreabilidade e anterioridade, a Passos Garcia Advocacia mantém um documento de confirmação da anterioridade desta política armazenado em seus arquivos internos, garantindo a autenticidade e a integridade das versões publicadas.
11.2. Esta política foi desenvolvida de forma independente, sem qualquer imposição de ordem pública, sendo fruto da iniciativa espontânea da Passos Garcia Advocacia para garantir transparência, ética e boas práticas em suas operações.
11.3. Este documento é de propriedade intelectual exclusiva da Passos Garcia Advocacia e não pode ser copiado, reproduzido ou utilizado, no todo ou em parte, sem autorização expressa.
11.4. Esta política é composta pelo número de páginas indicado em seu cabeçalho, e todas as páginas devem ser analisadas e apresentadas em conjunto, formando um documento único e indivisível. A apresentação parcial ou separada poderá torná-la anulável e caracterizar má-fé.
11.5. No rodapé desta página, há um QR Code que direciona para a publicação desta e de outras políticas da Passos Garcia Advocacia, permitindo o acesso complementar às informações e garantindo maior transparência.
11.6. A Passos Garcia Advocacia se reserva o direito de modificar esta política sempre que necessário, garantindo sua atualização conforme as melhores práticas de segurança e proteção de dados. A versão atualizada desta política estará sempre disponível no site: https://www.passosgarcia.adv.br/politicas/recursostecnologicos.
11.7. Política revisada em 19 de fevereiro de 2025.
Elaborado e revisado por SUELLEN PASSOS GARCIA - DPO (Data Protection Officer) - OAB/MG 167.399.
